Politique de confidentialité

Collecte des renseignements personnels

1.  .                     Contexte

Service de comptabilité Comptagréable, s'engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet ou interagissez avec nous. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la même façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et sauvegardés par nous.

2.                     Responsabilité

Service de comptabilité, Comptagréable est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient. Tous les membres de son personnel doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels, quelle que soit la nature du support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

3.                     Objectifs

 La Loi protège les renseignements personnels d'une personne physique, notamment afin de prévenir et de contrer le vol d'identité, la fraude financière ou une atteinte à la réputation de celle-ci.

Pour favoriser des pratiques saines, rigoureuses et préventives, la Loi précise qu'une entreprise doit désigner une personne qui exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Au sein de notre entreprise, Sylvie Joseph, Technicienne-comptable, est en charge de veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi.

          4.                  Définition

Pour les fins de la présente Politique, on entend par :

• Renseignement anonymisé : tout renseignement qui ne permet plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement une personne.

• Renseignements : toutes les informations portant sur une personne physique et qui permettent de l'identifiant, directement ou indirectement personnel, qui peuvent inclure, sans s'y limiter :

• Vos coordonnées, comme votre nom, votre prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone ;

• Vos informations financières, comme des informations relatives à vos revenus, salaire, autres avantages sociaux, déclarations de revenus, et comprennent votre numéro d'assurance sociale :

Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les

Antécédents professionnels, des diplômes d'institutions éducatives, des détails concernant les affiliations professionnelles et d'autres renseignements pertinents à un potentiel de recrutement ou à l'emploi ;

• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l'information relative à un compte bancaire ou des données de paiement ;

• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus ;

• Des informations qui nous sont fournies par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est requis, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé ou l'orientation sexuelle, etc.) ;

• Des données d'identification et d'autres données de vérification des enregistrés, comme une copie d'un permis de conduire, d'un passeport ou d'une facture d'un service public, une preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds, requis pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et recueillies dans le cadre de nos procédures d'acceptation de mandat et de surveillance continue ;

• Des renseignements relatifs au marketing et à vos préférences de communication ;

• Des données sur les fichiers témoins (cookies) de votre fureteur, liés à votre utilisation de notre site Internet ou de nos portails, notamment votre adresse IP, votre identifiant, la langue de correspondance, la date et l'heure de vos visites ainsi que les pages consultées. Pour plus d'informations à ce sujet veuillez consulter notre politique sur les fichiers témoins ; tout autre renseignement à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers que vous nous communiquez.

5.                    Collecte

Toute personne au sein de Service de comptabilité, Comptagréable qui recueille des renseignements personnels sur autrui ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant de déterminés avant la collecte.

Lors de la collecte, nous privilégions la transparence afin que la personne concernée puisse consentir à toute connaissance à la transmission de ses renseignements personnels.

De plus, nous limitons l'accès aux renseignements personnels des personnes concernées à seul.es employé.es de notre entreprise qui y sont habilitées.es dans l'exercice de leurs fonctions.

Nous pouvons recueillir les renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous visitez notre site Internet, vous faites affaire avec nous ou interagissez avec nous.

Utilisations des renseignements personnels

6.                      Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu'aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour :

• 6.1 Rendre des services à nos clients

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos affaires, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n'avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous exigeons à nos clients de confirmer qu'ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable.

• 6.2 Toute activité faisant partie intégrante de l' exploitation de notre entreprise

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins ou en relation avec :

• Le recrutement d'employés, d'associés et de travailleurs contractuels potentiels, ainsi que la gestion de la relation avec les employés, les associés et les travailleurs contractuels ;
• Les demandes de renseignements et communications des gouvernements, d'organismes et réglementation, de tribunaux et d'autorités chargées de l'application de la loi ;
• L'ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation ;
• Le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que celles de nos clients et de nos fournisseurs de services ;
• La prévention de la fraude ;
• Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

• 6.3 Expérience client et suivi

En plus des finalités liées aux opérations de notre entreprise ci-haut, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour :

• Communiquer avec vous et vous tenir informé : pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d'information, pour répondre à votre demande de soumission, pour vous faire parvenir notre infolettre si vous avez accepté de recevoir de telles communications, etc.
• Distribuer du matériel de marketing (invitations, contenus d'experts, nouvelles, etc.) aux personnes figurant sur nos listes de diffusion : vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos listes de diffusion ;
• Effectuer un suivi, des activités ciblées de marketing et de programmes de marketing, ainsi qu'une évaluation comparative ;
• Effectuer des analyses de données et de recherche, y compris développer et adapter nos produits et services, déterminer l'adéquation de nos produits et services ;
• Gérer et améliorer notre site Internet ;
• Adapter le contenu de notre site Internet afin que votre expérience soit personnalisée.

7.                     Communication des renseignements personnels

Une personne à l'emploi de Service de comptabilité, Comptagréable ne peut communiquer un renseignement personnel qu'elle détient sur autrui, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne le prévoie .

Service de comptabilité, Comptagréable peut communiquer, sans le consentement de la personne concernée, un renseignement personnel à :

• Des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que l'hébergement et le traitement de données, l'assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l'analyse et d'autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres ;
• Des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons ;
• Des conseillers professionnels, comme des cabinets d'avocats, des conseillers en fiscalité ou des auditeurs ;
• Des assureurs
• Des organismes de réglementation et autres organismes professionnels
• Des autorités fiscales, de valeurs mobilières, des agences d'évaluation de crédit ;
• Des agences et régulateurs fédéraux ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valables ;
• Toute personne ou organisation, y compris un organisme d'enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi ;
• Toute entreprise dans le cadre d'une réorganisation de notre entreprise ou d'un autre changement de contrôle de notre entreprise ;
• Tous les autres niveaux lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation.
• 
  
• 8.               Conservation,   destruction et anonymisation

Vos renseignements personnels seront réalisés conservés pour la durée nécessaire à la fin pour laquelle ils ont été recueillis et suivant les lois et règlements applicables qui régissent la conservation.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de conserver des renseignements personnels, nous procédons à la destruction ou à l'anonymisation de ceux-ci selon les circonstances.

9.                   Consentement

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé. En utilisant notre site Internet ou en nous transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à cette Politique et à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette Politique.

Droit d'opposition et de retrait

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec le ou le responsable de la protection des renseignements personnels. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts ou les fonctionnalités de notre site Internet ou de nos portails.

11.                     Détention et utilisation

Service de comptabilité, Comptagréable veille à ce que les renseignements personnels qu'elles puissent être à jour, exacts et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été. Si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers ou si vos renseignements personnels changent, veuillez nous en informer sans délai.

Sécurité

• 1 2.  Mesures de sécurité  

  Nous adoptons des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre les risques de vol, de perte, d'accès, d'utilisation et de communication non autorisée et contre toute atteinte à la protection d'un tel renseignement.

  Ces mesures de sécurité tiennent compte de la nature, de la finalité, de la sensibilité, de la qualité, de la répartition et du support relié aux renseignements personnels.

  Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécurisés. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter immédiatement notre responsable de la protection des renseignements personnels.

• 13 .                      Droits  à l'égard de vos renseignements personnels

  Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous bénéficiez d'un certain nombre de droits à l'égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite, vous bénéficiez des droits suivants relativement à vos renseignements personnels :

  • Accès et portabilité : vous pouvez être informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vous pouvez également demander que les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués ou qu'ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
  • Rectification : vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s'ils sont incomplets, périmés ou inexacts ;
  • Retirez votre consentement : vous avez le droit de retirer ou de modifier votre consentement à la communication ou à l'utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
  • Désindexation : vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
  
  

Limite de responsabilité

14 .                      Incident de confidentialité

Est considéré comme un incident de confidentialité : l'accès, l'utilisation, la communication d'un renseignement personnel non autorisé ainsi que la perte ou toute autre atteinte à la protection d'un renseignement personnel.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, le ou le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence, aviser la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que toute personne concernée par l'incident.

Cependant, aucun avis ne sera transmis à une personne concernée par un incident de confidentialité, présentant un risque de préjudice sérieux, si cela est susceptible d'entraver une enquête faite par une personne ou un organisme qui est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d'accès à l'information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

15 .                     Limite de responsabilité

L'utilisation des technologies telles que l'Internet comporte des risques importants. De ce fait, il est impossible de garantir que les renseignements personnels que vous avez fournis soient complètement à l'abri. Toutefois, soyez assurés que nous mettons en œuvre tous les moyens raisonnables à notre disposition afin de protéger vos données.

Par conséquent, vous reconnaissez que Service de comptabilité, Comptagréable ne peut être tenu responsable des dommages ou préjudices pouvant découler ou entraîner, directement ou indirectement, d'une violation de la confidentialité des données et/ou de renseignements transmis par Internet, logiciels comptables, courriels, impôts et toutes autres applications servant à produire le ou les services pour lesquels nous avons été mandatés.

Procédure de traitement des plaintes